Social Distancing ทำให้การติดต่อสื่อสารระหว่างกัน ต้องปรับเปลี่ยนวิธีใหม่ ยิ่งหน่วยงานที่ต้องติดต่อสื่อสารกับพันธมิตรจากทั่วโลก ต้องเผชิญวิกฤตโรคระบาดใหม่นี้ไม่แตกต่างกัน ต้องปรับตัว วางแผนการทำงานที่ตอบโจทย์การทำงานไปพร้อมกับรองรับวิถีการทำงานแบบ New Normal
เราจึงชวน “พี่ญา-เบญญาภา สุวรรณ์” ผู้จัดการ งานความร่วมมือระหว่างประเทศ (ICO) ศน. มาคุยถึงการทำงานที่ต้องเปลี่ยนและปรับ ให้การทำงานถูกต้องและได้ผลลัพธ์ตามแผนที่วางเอาไว้
ถาม : วิกฤตโควิด-19 กระทบกับการทำงานงานของ ICO อย่างไรบ้างคะ
ตอบ : เราเริ่มเห็นสัญญาณการเปลี่ยนแปลงจากสถานการณ์โควิด-19 ตั้งแต่ปลายปี 2562 เพราะเรามีแผนจัดกิจกรรมที่ต้องเชิญนักวิจัยจากสาธารณรัฐประชาชนจีนมาที่ ศน. ในช่วงเดือนกุมภาพันธ์ และมีนักวิจัย ศน. ที่ได้รับทุนต่างประเทศมีแผนต้องเดินทาง งานความร่วมมือระหว่างประเทศ (ICO) จึงได้ทบทวนแผนกิจกรรมต่างประเทศของปี 2563 และแผนการเดินทางไปต่างประเทศของนักวิจัยที่ได้รับทุน เราเริ่มอีเมล์และประชุมผ่านวิดีโอคอนเฟอร์เรนซ์กับนักวิจัย ศน. และผู้ประสานงานจากพันธมิตรต่างประเทศเกี่ยวกับแผนกิจกรรมที่วางไว้ บางกิจกรรมเลื่อนการจัดออกไปก่อน บางกิจกรรมปรับเปลี่ยนรูปแบบเป็นการประชุมผ่านเว็บแทน รวมทั้งหารือกับนักวิจัยที่ได้รับทุนต่างประเทศ ให้เลื่อนแผนการเดินทางออกไปก่อน เพื่อลดความเสี่ยงของการติดเชื้อ และลดความเสี่ยงในการแพร่ระบาด
อย่างไรก็ดี ในช่วงสถานการณ์โควิด-19 เรายังคงดำเนินกิจกรรมตามแผนงานปี 2563 อาทิ โครงการวิจัยร่วมที่มีการหารือกันตามแผนไว้ 15 โครงการ สนับสนุนและประสานงานให้เกิดการสมัครทุนวิจัยร่วมกับพันธมิตร 10 โครงการ เกิดการลงนามในสัญญาร่วมมือวิจัย 3 ฉบับเป็นต้น ทั้งนี้ ในปีงบประมาณ 2563 ICO มีแผนเป็น เจ้าภาพจัดการประชุมรวม 12 กิจกรรม ได้ดำเนินการแล้ว 5 กิจกรรม ส่วนอีก 7 กิจกรรมที่เหลือปรับรูปแบบเป็นการติดต่อกันผ่านทางอีเมล์ การประชุมผ่านเว็บ หรือบางกิจกรรมเลื่อนออกไปจัดในปีงบประมาณ 2564
ถาม : ทาง ICO มีการปรับแผนการทำงานรับมือ New Normal อย่างไรบ้างคะ
ตอบ : แน่นอนว่า ช่วงวิกฤตโควิด-19 เราได้รับผลกระทบโดยตรง ในหลายๆกิจกรรม เนื่องจากเรามีแผนกิจกรรมที่จะมีต่างชาติเข้าเดินทางมาหาเรา ก็ต้องเลื่อนออกไป กิจกรรมที่นักวิจัยได้รับทุนวิจัยหรือต้องเดินทางไปปฏิบัติงานวิจัย ณ ต่างประเทศ ก็ต้องเลื่อนการเดินทางออกไปก่อน เพราะการแพร่ระบาดมีทั่วโลก รวมทั้งประเทศที่เป็นพันธมิตรเป้าหมายของ ศน. ก็มีรายงานจำนวนผู้ติดเชื้อค่อนข้างสูงด้วย การเดินทางด้วยเครื่องบินในหลายๆ ประเทศก็ไม่อนุญาตให้ชาวต่างชาติเดินทางเข้าประเทศ รวมทั้งประเทศไทยก็ปิดน่านฟ้า จำกัดการเดินทางของชาวต่างชาติที่จะเข้ามาไทยเช่นกัน
“เราให้ความสำคัญในการพูดคุย ติดต่อประสานงาน หารืออย่างโปร่งใส ด้วยความฉับไว มีความยืดหยุ่น ถูกต้อง และตรงไปตรงมา เราใช้วิธีสื่อสาร ฟังความเห็นจากนักวิจัย ศน. และพันธมิตรต่างประเทศ เพื่อปรับเปลี่ยนรูปแบบกิจกรรม โดยคงเป้าหมายของผลงานตามแผนเดิม ที่สำคัญคือ เนื้องานต้องถูกต้องและทำให้ตรงใจทั้งสองฝ่าย ทันกับสถานการณ์”
เพื่อป้องกันความสับสนของข้อมูลข่าวสาร และพร้อมตอบสนองต่อสถานการณ์ได้ทุกที่ ไม่ว่าจะทำงานจากที่บ้านหรือทำงาน ทีม ICO ได้วางแผนและเตรียมการรองรับสถานการณ์ที่คาดไม่ถึงต่างๆ เพื่อให้สามารถดำเนินงานได้อย่างต่อเนื่องไม่ติดขัด เพื่อให้ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องได้รับผลกระทบน้อยที่สุด นับว่า โชคดีที่ในยุคนี้มีเทคโนโลยีการสื่อสารสมัยใหม่ เช่น การอบรม ประชุม สัมมนา ผ่านแอปพลิเคชันที่มีให้เลือกมากขึ้นตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนแปลงไปของโลก
ถาม : การทำงานแบบ New Normal ตอบโจทย์การทำงานของ ICO ไหมคะ
ตอบ : เทคโนโลยีการสื่อสารสมัยใหม่ เช่น การอบรม ประชุม สัมมนา ผ่านแอปพลิเคชันต่างๆ นั้น ช่วยให้การติดต่อสื่อสารระหว่างพันธมิตรทั่วโลกได้สะดวกมากขึ้น
“ในภาวะวิกฤตโรคไวรัสโควิด-19 ที่จะต้องตั้งรับ ทาง ICO เราสื่อสารกับพันธมิตรในแต่ละรายอย่างใกล้ชิด เราได้รับนโยบายจากผู้บริหาร ศน. ให้กิจกรรมต่างประเทศของ ศน. สามารถดำเนินการได้ตามเป้าหมายเดิม แต่ปรับเปลี่ยนรูปแบบการดำเนินงาน เช่น ปรับวิธีการประชุม จากเดิมที่เราจะเป็นเจ้าภาพจัดกิจกรรมที่ประเทศไทย ก็ปรับเป็นการประชุมผ่าน webinar”
แต่ทั้งนี้ ต้องบอกว่า บางกิจกรรม เทคโนโลยีหรือการประชุมออนไลน์ต่างๆ ไม่สามารถตอบโจทย์ได้ทั้งหมด บางกรณี นักวิจัยยืนยันกับเราเลยว่า ประชุมออนไลน์ไม่ได้ ต้องให้นักวิจัย 2 ฝ่ายมาเจอกัน มาลงมือทำวิจัยดูผลการทดลองด้วย เพราะการประชุมสัมมนา ไม่ใช่เพียงแค่การนั่งฟังข้อมูลในห้องสัมมนา แต่ทุกช่วงเวลาที่นักวิจัยของเราและพันธมิตรได้ทำกิจกรรมในห้องปฏิบัติการ ได้มาเจอหน้าพบปะพูดคุยกัน มันสร้างบรรยากาศ สร้างมิตรภาพและความสัมพันธ์ที่ดีได้ เกิดไอเดียใหม่ๆนำไปสู่ความร่วมมือด้านการวิจัยและพัฒนาระหว่างหน่วยงานด้วยกันก็เป็นได้
แน่นอนว่า วิกฤตในครั้งนี้ มีผลต่อรูปแบบการทำงานของทีม ICO ไม่น้อย แต่เราพร้อมที่จะปรับตัวและปรับเปลี่ยนรูปแบบการทำงานเพื่อให้ผ่านพ้นวิกฤตครั้งนี้ไปได้ และ ICO ก็มุ่งมั่นให้เป้าหมายในการทำงานมีประสิทธิภาพสูงสุด