หลังจากได้ข้อมูลเชิงนโยบายจาก “พี่ใหม่ – ดร.สุธี ผู้เจริญชนะชัย” รองผู้อำนวยการด้านบริหาร ศน. ทำให้ภาพมุมกว้างของนโยบายเพื่อความปลอดภัยในบ้าน ศน. ของเราเป็นรูปเป็นร่าง แต่ในมุมการดูแลคน และกระบวนการสนับสนุน คงต้องให้ “พี่เจ – สุภรรัตน์ รักสุวรรณ์” ผู้อำนวยการฝ่าย ฝ่ายบริหารงานทั่วไป มาเล่าว่า เราเตรียมการอะไร ทำงานอะไรบ้าง เพื่อที่จะดูแลบุคลากรในช่วงวิกฤต COVID-19 นี้
วิกฤติการณ์ Covid-19 ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงและการปรับวิธีการทำงานครั้งใหญ่ของพวกเราทุกคนตั้งแต่มาตรการรับมือ การป้องกัน การเฝ้าระวัง จนถึงการฟื้นฟูเมื่อกลับเข้าสู่สภาพปกติ ในส่วนของ ศน. ถือว่ามีการทำงานเชิงรุก มีการเตรียมการและวางแผนล่วงหน้าพอสมควร อาจจะมีบ้างที่ต้องแก้ปัญหาเฉพาะหน้าตามสถานการณ์ สิ่งสำคัญที่เราได้เรียนรู้ลำดับแรกๆ คือถ้าเรามีแผนการรับมือชัดเจน ไม่ว่าจะเป็นเรื่องคน เรื่องงานและกระบวนการ และการนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วย ผนวกกับการสื่อสารอย่างชัดเจนและทั่วถึงจะช่วยให้การรับมือเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและช่วยลดลดระดับความรุนแรงลงได้ สำหรับการบริหารจัดการภายใน ศน.ช่วงสถานการณ์วิกฤติ มีการดูแลและปรับการทำงานในหลายส่วน อาทิ
การดูแลคน
ตั้งแต่ ผพว.ได้ประกาศมาตรการป้องกันการระบาดของโรคปอดอักเสบจากเชื้อไวรัสโคโรนา สายพันธุ์ใหม่ เมื่อ 11 กุมภาพันธ์ เป็นต้นมา ภายใน ศน. ได้มีการดำเนินการตามมาตรการเฝ้าระวังและป้องกัน Covid19 อย่างเคร่งครัด มาตรการหลายอย่างได้ปรับเพื่อให้เหมาะกับลักษณะการทำงานและสถานที่ทำงานในอาคาร การติดต่อสื่อสารต่างๆ ในภาวะฉุกเฉิน และดำเนินการตามประกาศของสำนักงานฯอย่างเคร่งครัดในเวลาเดียวกันไม่ว่าจะเป็นการขอความร่วมมือให้มีการประเมินตนเอง Covid-19 Self-screening Declaration และการเตรียมความพร้อมด้าน IT สำหรับการ Work from Home ภายใต้สถานการณ์วิกฤติผู้บริหารระดับสูงและผู้บังคับบัญชาขั้นต้นของ ศน. มีส่วนสำคัญในการดูแลและติดตามอย่างใกล้ชิด ทำให้สามารถทราบได้ว่าพนักงานหรือคนในครอบครัวได้รับผลกระทบหรือไม่เพื่อจะได้มีแนวทางป้องกันการติดเชื้อ สำหรับนักเรียนทุนหรือบุคคลกรที่ปฏิบัติงานอยู่ต่างประเทศก็ได้รับการดูแลในลักษณะเดียวกัน การติดตามชีวิตความเป็นอยู่และการดูแลตนเอง การประสานงานช่วยเหลือกรณีเดินทางกลับ การกักกันตัว ตลอดจนการกลับเข้ามาทำงาน
อย่างที่ทราบกันดีว่าในช่วงสถานการณ์วิกฤติ ศน.ยังคงมีการทำวิจัยอย่างต่อเนื่องเพื่อตอบโจทย์งานวิจัย Covid 19 รวมทั้งงานวิจัยตอบโจทย์อื่นๆ ทำให้บุคลากรทั้งสายวิจัยและสายสนับสนุน ไม่ว่าจะ Work from Home หรือ Work at Office ก็ยังคงมีส่วนร่วมในการผลักดันเพื่อส่งมอบงานได้เป้าหมาย นอกจากนี้ยังมีบุคลากรวิจัยอีกกลุ่มที่ต้องทำงานและพักชั่วคราวที่สำนักงาน ซึ่งในส่วนนี้ ศน. ได้มีการดูแลและจัดที่พักชั่วคราวให้ที่ INC2 Tower D ซึ่งมีความพร้อมในเรื่องอุปกรณ์ข้าวของเครื่องใช้และมีความปลอดภัยสูง
การวางแผนทรัพยากรในการทำงาน การปรับกระบวนการ และการนำเทคโนโลยีมาใช้ในการทำงาน
การหารือภายในสำนักงานฯ เพื่อหาแนวทางรับมือการทำงานภายใต้สถานการณ์วิกฤติ ได้มีการสื่อสารสร้างความเข้าใจล่วงหน้า จนถึงระดับกระบวนการทำงาน ไม่ว่าจะเป็นการจัดหาทรัพยากรวัสดุ ครุภัณฑ์ การเบิกจ่ายต่างๆ การประชุม การเรียนรู้ผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ กระบวนการส่วนใหญ่ยังคงให้บริการตามปกติ แต่อาจจะมีการปรับขั้นตอนให้เข้ากับสถานการณ์ในช่วงที่มีเพื่อนพนักงานส่วนหนึ่ง WFH เพื่อไม่ให้มีข้อจำกัด มีการใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในบางเอกสาร การรับส่งเอกสารออนไลน์ทั้งภายในและภายนอก และเป็นระบบ paperless มากขึ้น
การสื่อสารในสถานการณ์วิกฤติ
การสื่อสารที่ที่ชัดเจน ทันสถานการณ์ ต่อเนื่อง และเป็นไปในทิศทางเดียวกัน เป็นปัจจัยสำคัญที่ทำให้เราก้าวผ่านสถานการณ์ไปได้ นอกจากสำนักงานฯ ได้มีการสื่อสารอย่างเป็นระยะแล้ว ในส่วนของ ศน. มีการประชุมระดับบริหารเพื่อหารือสถานการณ์ สื่อสารนโยบายแนวทางปฏิบัติ แก้ไขปัญหาที่สำคัญอย่างใกล้ชิด รวมถึงรับฟังความคิดเห็นข้อเสนอแนะ ติดตามการดูแลบุคลากรทุกคน นอกจากนี้แล้วยังมีการสื่อสารเพิ่มเติมในจุดที่สำคัญอีกหลายเรื่องเพื่อสร้างความเข้าใจการปฏิบัติตนในช่วงสถานการณ์วิกฤติ การสื่อสารงานวิจัยเพื่อรับมือและฟื้นฟูของ ศน.ก็เป็นการสื่อสารการแก้ไขปัญหาเพื่อตอบโจทย์ประเทศที่สำคัญ และในเดือนที่ผ่านมาได้มี WEnao Special และ NANOTEC e-newsletter รายเดือน เพื่อสื่อสารความเคลื่อนไหว และงานวิจัยต่างๆ ใน ศน. ในแง่มุมที่หลากหลายมากขึ้น
จนถึงตอนนี้ถึงแม้สถานการณ์วิกฤติได้เริ่มคลี่คลาย เพื่อนพนักงานได้กลับมาทำงานในสัดส่วนที่มากขึ้นเรื่อยๆ แต่ ศน.ก็ยังคงมาตรการดูแลพนักงานเหมือนเดิม และขอความร่วมมือให้ดูแลและประเมินตนเองอย่างต่อเนื่อง ช่วยกันดูแลเพื่อนๆ ในทีมของเรา นอกจากนี้แล้วสิ่งที่เลี่ยงไม่ได้คือการปรับตัวไปสู่รูปแบบวิถีชีวิตใหม่อย่างรวดเร็ว ไม่ว่าจะเป็นวิธีคิด การเรียนรู้ การสื่อสาร การปรับสมดุลชีวิตส่วนตัวและการทำงาน เราได้เรียนรู้และมองเห็นโอกาสจากวิกฤติการณ์เพื่อนำมาปรับปรุงพัฒนาสิ่งต่างๆ ให้ดียิ่งขึ้นใน ศน. ต่อไป